Compartimos algunas medidas para prevenir fraudes de reembolso de gastos en las Pymes.

Política de gastos de viaje

Una política juega un papel clave en asegurar que las reglas son las mismas para todos, se sugiere tomar las siguientes medidas:
Implementar una política escrita formal.
Distribuir una copia escrita de la política a todos los empleados existentes e incluirlo en el paquete de bienvenida para los nuevos empleados.
La política debe incluir una sección sobre cómo manejar los casos de incumplimiento y las medidas que han de tomarse en caso de fraude.

Control de aprobaciones

La confianza es importante, pero no debe ser suficiente para no tener en cuenta las medidas de control, especialmente cuando se trata de la prevención del fraude.
El esquema de aprobaciones debe ser un efectivo control antifraude
Los aprobadores designados en las empresas deben ser conscientes del detalle de las comprobaciones de gastos.

Coste de supervisión.

Para desalentar y detectar fraudes potenciales, se deben implementar controles en diferentes etapas del proceso de reembolso de gastos.
Revisión puntual de comprobantes y recibos para detectar cualquier gasto cuestionable.
Análisis por parte del Contador o personal designado del gasto promedio por empleado o por tipos de gastos (por ejemplo, comidas, kilometraje, etc.) para detectar cualquier tendencia inusual.
Invertir en un software de gestión de gastos, en el mercado hay varias opciones de diferentes precios, BOSS* es una excelente opción para Pymes; el proceso automatizado mejorará notablemente el control, además en esta herramienta puedes gestionar las etapas de aprobación necesarias para validar la reclamación, almacenar soportes y realizar análisis de costos.

Predicar con el ejemplo.

Los controles no tienen sentido si los directivos de la empresa no siguen las reglas y no toman medidas contra los infractores de la política. Cuando los gerentes dicen una cosa pero hacen otra, pierden la confianza y credibilidad, dando legitimidad a los comportamientos ilegales.
Hacer cumplir las políticas estrictamente, (incluso cuando los montos en juego son pequeños) evitará la propagación de una cultura de incumplimiento y de las pérdidas financieras significativas.

*Pregunta por este sistema en 36862400 ext. 1000,1007

Fuente: CGMA Magazine