• El SAT establece requisitos para la contabilidad electrónica que varían según el tipo de empresa y su régimen fiscal.
• La contabilidad electrónica debe enviarse en fechas límites que varían según el tipo de obligación, como la balanza de comprobación, que debe enviarse mensualmente a más tardar en los primeros tres días naturales del segundo mes posterior al mes al que corresponda la información a enviar.
• Es importante apoyarse de herramientas contables y fiscales para la automatización de la generación y revisión de la contabilidad electrónica y así anticiparse a discrepancias fiscales.

Las cifras de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OECD) en 2020, México ocupaba el lugar 22 en relación de impuestos versus Producto Interno Bruto (PIB) con una relación del 17.9 por ciento. No obstante, según datos del CEIC en diciembre de 2022, los ingresos fiscales de México representaron el 12.3 por ciento del PIB. Esto significa un aumento respecto al número anterior del 11.9 por ciento en septiembre de 2022, pero por debajo del 2020.

Los datos sobre los ingresos fiscales de México se actualizan trimestralmente y promedian un 9.2 por ciento desde marzo de 1993 hasta diciembre de 2022. Los datos alcanzaron su nivel más alto en marzo de 2022 con un 16.5 por ciento, mientras que su nivel más bajo fue en septiembre de 2008 con un 6.8 por ciento. Para México es crucial aumentar su recaudación y para ello la contabilidad electrónica juega un papel clave.

La contabilidad electrónica en México es una obligación fiscal que debe ser cumplida por las empresas, y que varía según el tipo de empresa y su régimen fiscal. El SAT establece ciertos requisitos para la contabilidad electrónica, como la obligación de llevar un registro contable digital de sus operaciones y enviar periódicamente sus declaraciones fiscales en línea.

C.P. José Luis García, Gerente de Consultoría y Business Intelligence, recomienda que el envío de la contabilidad electrónica no se haga a más del segundo nivel, para evitar tener que enviar una actualización del catálogo de cuentas cada vez que se agregue una subcuenta contable. Asimismo, recomienda mantener actualizado el registro de las operaciones contables para evitar discrepancias fiscales.

Las fechas límite para el envío de la contabilidad electrónica varían según el tipo de obligación. El catálogo de cuentas debe enviarse por única ocasión y cada vez que se agregue una subcuenta contable. La balanza de comprobación debe enviarse de forma mensual, a más tardar en los primeros tres días naturales del segundo mes posterior al mes al que corresponda la información a enviar. Las pólizas contables y los auxiliares de cuenta deben enviarse a solicitud de la autoridad o cuando se requiera devolución de impuestos, pero se recomienda elaborarlos de forma cotidiana con la operación del día a día.

Para enviar la contabilidad electrónica al SAT, es necesario generar archivos XML que contengan la información correspondiente, utilizando un software que cumpla con los requisitos del SAT. Estos archivos deben ser enviados de forma comprimida en formato ZIP a través del portal del SAT, utilizando la opción “Envío de contabilidad electrónica”.

Es importante tener en cuenta que los requisitos para el envío de la contabilidad electrónica pueden cambiar de acuerdo con la normativa vigente, por lo que es necesario mantenerse actualizado sobre los procedimientos establecidos por el SAT.

Para facilitar el cumplimiento de estas obligaciones, es recomendable apoyarse en herramientas contables y fiscales que automatizan el proceso y ayudan a reducir el tiempo dedicado a la conciliación de información. De la Paz Costemalle- DFK, por ejemplo, cuentan con un ERP que automatiza el proceso contable y fiscal, así como una herramienta llamada My Big Data Business, que ayuda a las empresas a evitar discrepancias fiscales y hacer frente a los requerimientos de la autoridad con apoyo de la inteligencia artificial.

Según José Luis García, “tener y apoyarse de herramientas contables fiscales para le envío y análisis de la contabilidad electrónica, se vuelve un punto importante para las empresas que tienen grandes operaciones, ya que las horas hombre dedicadas a conciliar información disminuyen con el apoyo de una herramienta que automatice procesos.”

¿Cuándo se debe enviar la Contabilidad electrónica al SAT?

Recordemos que el plazo para enviar la contabilidad electrónica al SAT varía según el tipo de obligación. A continuación, se detallan las fechas límites para el envío de la contabilidad electrónica:

• Catálogo de Cuentas: Por única ocasión y cada que agreguemos una subcuenta contable, recomendable hacerlo a segundo nivel.

• Balanza de Comprobación: deberá enviarse de forma mensual a más tardar en los primeros tres días naturales del segundo mes posterior al mes al que corresponda la información a enviar, por ejemplo; enero se enviará los tres primeros días naturales de marzo.

• Pólizas Contables: A solicitud de la autoridad o cuando se requiera devolución de impuestos, pero esto no nos exime de ir elaborando las Pólizas Contables de forma cotidiana con nuestra operación del día con día.

• Auxiliares de Cuenta: A solicitud de la autoridad o cuando se requiera devolución de impuestos, pero esto no nos exime de ir elaborando los Auxiliares de Cuenta de forma cotidiana con nuestra operación del día con día. 

Es importante tener en cuenta que las fechas pueden variar según la resolución del SAT correspondiente, por lo que se recomienda consultar las disposiciones oficiales y mantenerse actualizado sobre los plazos establecidos para no caer en errores o discrepancias fiscales.